Después de años de tramitación y gestión electrónica de expedientes, conviene poner el foco en un aspecto del que se habla poco pero que resulta absolutamente crítico: la finalización de los expedientes. Se trata de una fase esencial del ciclo de vida del expediente electrónico, ya que de ella dependen factores como la correcta valoración documental, el cumplimiento normativo, la eficiencia operativa y la optimización del almacenamiento.
Un problema habitual en la gestión de expedientes electrónicos
Existe una realidad fácilmente constatable en muchas organizaciones: los expedientes no se finalizan. Las razones son variadas. En algunos casos, se deja pasar un tiempo prudencial ante posibles eventualidades futuras (recursos, modificaciones o incidencias). Otras veces, el motivo es que existen otros expedientes relacionados y se quiere mantener una visión global del conjunto. Tampoco puede ignorarse un factor cultural y organizativo: muchas unidades prefieren mantener el expediente bajo su control directo. Para ello, se opta por una especie de finalización por omisión, en la que el expediente queda en estado simulado de finalización pero sin reflejar su situación real en los sistemas de tramitación electrónica.
Consecuencias de no cerrar los expedientes
Las consecuencias de esta práctica son relevantes. La más evidente es el crecimiento continuo del volumen de expedientes, que impacta directamente en los costes de almacenamiento electrónico. Sin embargo, el efecto más significativo se produce en el ámbito de la valoración documental.
Hasta que un expediente no se cierra formalmente, no se activan las reglas de valoración y conservación, ya que los plazos comienzan a computarse desde el momento de la finalización del expediente. Esto impide aplicar correctamente las tablas de conservación y eliminación documental.
Ejemplo práctico: expedientes sancionadores de tráfico
Veámoslo con un ejemplo. Imaginemos un expediente sancionador en materia de tráfico creado en el año 2005 en el que no se ha interpuesto ningún recurso y la multa ha sido abonada. En Cataluña, donde yo vivo, la Generalitat ha realizado un importante esfuerzo de normalización documental y archivística y dispone de muchas series documentales donde ya se han elaborado sus correspondientes tablas de acceso y conservación.
En este procedimiento concreto, la tabla de valoración establece la eliminación del expediente transcurridos cuatro años desde su finalización. Sin embargo, si el expediente, que realmente se finalizó en el 2005, sigue abierto en el sistema, los criterios de valoración no empezarán a computarse hasta que se cierre y se refleje en la plataforma. Como consecuencia, la documentación se habrá conservado durante muchos más años de los necesarios.
El resultado es claro: se pierde el valor del trabajo de valoración documental, se incrementan innecesariamente los costes de almacenamiento electrónico y se distorsionan los indicadores de gestión, que dejan de reflejar la realidad del sistema.
Automatización sí, pero con responsabilidad
Por este motivo, muchas plataformas de gestión de expedientes electrónicos han incorporado funcionalidades que permiten la finalización automática mediante reglas y criterios predefinidos. Estas funcionalidades son útiles y necesarias, pero no deben sustituir una correcta gestión administrativa.
La finalización de los expedientes no debería percibirse como un riesgo, sino como una buena práctica. El usuario es quien mejor conoce la tramitación y, por tanto, quien debe proceder a su cierre cuando el expediente ha concluido. Además, los sistemas actuales disponen de mecanismos para reabrir expedientes en caso de error o de contingencias sobrevenidas.
En definitiva, perder el miedo a la finalización de los expedientes es un paso imprescindible para garantizar una gestión electrónica eficiente, sostenible y alineada con la normativa archivística y de administración electrónica.
