El cuadro de clasificación es un elemento clave en la administración electrónica porque predetermina dónde irán a parar los documentos y expedientes electrónicos. Al mismo tiempo, hay que tener en cuenta que, en este camino de transición a la gestión electrónica, es importante repensar y simplificar la gestión de forma transversal identificando patrones comunes de tramitación en los diferentes procedimientos. No es nada nuevo ya que, desde hace muchos años, se viene hablando de la reingeniería por familias de procedimientos como uno de los factores que impulsarán la gestión sin papeles. De este aspecto hablaré más detalladamente en próximos artículos.
Ligado a todo ello, además, se debe garantizar que el sistema para la gestión de expedientes electrónicos (donde debe poder implementarse el esquema de tramitación de cada familia) tiene que disponer de funcionalidades para poder ubicar correctamente cada procedimiento dentro de su cuadro de clasificación. Esto es lo más básico pero, también, hay que tener en cuenta que los cuadros de clasificación suelen estar orientados al órgano o a la función (o una combinación de ambos). ¿Y si lo que quiero es archivar un expediente electrónico de subvenciones (una tipología de familia) que puede ser gestionado por un número variado de unidades o ser de diferentes ámbitos? Y quien dice subvenciones, habla de convenios, de inspecciones, de concesiones …..
La respuesta es clara. Mi gestor de expedientes debería poder diferenciar, dentro de un mismo procedimiento, los expedientes y ubicarlos dentro de su respectivo cuadro de clasificación. Aquí se empieza a complicar el tema ya que lo anterior implica que el sistema de gestión debería tener una funcionalidad que permitiera ubicar los expedientes dentro de un mismo procedimiento en diferentes series documentales. Así, se podría seguir avanzando en paralelo en la reingeniería de procesos de una forma paralela a la estrategia de gestión sin papeles.
Claro que esto no siempre es posible. En ese caso (o mientras se desarrolle dicha funcionalidad) tenemos que empezar a pensar en realizar ajustes para buscar aquel equilibrio que permita, sin tener que ir a posiciones extremas (rehacer nuestro cuadro de clasificación, volver a definir todos los procedimientos o cambiar nuestro sistema) poder vincular los diferentes expedientes dentro del cuadro. Un equilibrio necesario entre funcionalidad y técnica y que considero un paso imprescindible a realizar.
