En la nueva ley de procedimiento administrativo se establece el registro electrónico de apoderamientos con carácter general para todas las AAPP. Realmente no estamos ante algo nuevo. Ya existe desde hace tiempo en el ámbito de la AGE (DGT, SS,..) y también disponen del mismo varias CCAA. Su aplicación generalizada será, no obstante, uno de los retos de las Administraciones en los próximos años y, especialmente, de la Administración local.
Algunos aspectos a tener en cuenta:
- Una primera consideración es que no es lo mismo que un registro electrónico admita un certificado con relación de representación o que permita que el formulario contemple los datos del representante y del representado a disponer de un registro electrónico de apoderamientos. Las principales diferencias son las siguientes:
- El registro electrónico de apoderamientos se apoya (o debería) en la base de datos de terceros de la organización y permite conocer el historial de representaciones (pasado), gestionar la representación para un tema concreto o general (presente) y predeterminar la representación a futuro (ya que vincula la representación para posteriores trámites durante el periodo de vigencia de la representación).
- El formulario con representación permite gestionar la representación electrónica en un trámite en concreto pero sin vinculación a futuro.
- Relacionado con lo anterior, destacamos que el registro electrónico de apoderamientos debe permitir gestionar la representación para un determinado procedimiento o ámbito, para un conjunto de ellos o admitir una representación global para todos los ámbitos.
- El formulario con representación sólo permite gestionar la representación en un caso concreto. Se aplica en el contexto del expediente
- No hay duda de que disponer de un registro electrónico de apoderamientos conllevará importantes ventajas. Adicionalmente a lo ya comentado:
- Gestionar documentos asociados al perfil del ciudadano permitiendo su reutilización: escrituras de constitución, poderes, memorias, estatutos,...
- Y lo más importante, permitir interoperar. El registro electrónico de apoderamientos de la AAPP que corresponda (local, etc) deberá interoperar con otras entidades facilitando la compartición y el intercambio de información y documentos.
- En este último aspecto, hay que tener en cuenta que las personas (físicas o jurídicas) que tenemos un representante no lo solemos cambiar cuando estamos siendo representados en un ámbito de negocio, independientemente de la AAPP de competencia. Nuestra empresa, por ejemplo, tiene una gestoría que nos representa en los trámites tributarios (cualquiera que sea la entidad pública que los gestione). Otro tema es que, siguiendo con nuestro caso, no queremos que nuestra gestoría nos represente en el ámbito de contratación o de subvenciones, ya que éstos son trámites que queremos hacer directamente. Por tanto, cualquier registro electrónico de apoderamientos deberá atender a todas las posibles variantes ya que la representación es un acto voluntario donde cada uno decide.
- En consecuencia, el registro electrónico de apoderamientos deberá:
- Interoperar (requerimiento, por otra parte, exigible legalmente desde la reciente ley de procedimiento administrativo).
- Permitir gestionar la representación parcial o totalmente, para un ámbito o para varios y para una AAPP o para un conjunto de todas ellas. Y, en todos estos casos, contemplando sus correspondientes periodos de vigencia.
- Ser consultable permitiendo ver las gestiones en las que se actúa ya sea como representado, ya como representante
- Ser modificable permitiendo que el representado modifique o revoque las representaciones otorgadas
Hay camino por recorrer
