En el ámbito de la Administración local y relacionado con la simplificación en la gestión, en estos momentos, existen muchas soluciones imaginativas para poder afrontar rápidamente el expediente electrónico y todas ellas se basan en lo mismo: en el mejor de los casos ofrecen un esquema genérico de tramitación igual para todos los procedimientos y en la peor opción, el libre albedrío en la tramitación, dejando al usuario hacer lo que quiera en cada momento, sólo que con medios electrónicos.
Creo que huelga decir que no comparto el libre albedrío ya que creo en el método puesto que es lo que permite optimizar de verdad la gestión y aplicar medidas de simplificación. En relación a la otra opción, considero que no hay un esquema único de tramitación para todos los procedimientos y esto es algo demostrable y que la realidad acaba imponiendo. Por tanto, ofrecer un mismo flujo de tramitación sólo puede conllevar a la informatización de parte del proceso (normalmente, la fase resolutoria) pero, en ningún caso, al proceso completo de gestión.
No es que sea algo malo tener informatizada la fase resolutoria de los procedimientos ya que es una forma buena de empezar, homogeneizando esta fase para toda la Administración, pero con vistas al medio largo plazo es imprescindible cerrar el ciclo de la gestión en todos los procedimientos. De otra forma, tendremos expedientes electrónicos sólo en parte y seguiremos conviviendo con el expediente en papel lo que no es ni aceptable ni deseable.
Entonces ¿significa esto que hay que definir cada uno de los procedimientos de forma individualizada? Por supuesto que no, pero hay que tener una estrategia clara y definida. Y esta estrategia pasa, inevitablemente, por tener diferentes esquemas de tramitación.
Lo que yo recomiendo. Desde hace tiempo defiendo la idea del esquema de tramitación por familias procedimentales. No es lo mismo una subvención donde la Administración da una ayuda de una solicitud de subvención donde es la Administración la que solicita. Los trámites en uno y otro caso son totalmente diferentes y tienen diferentes implicaciones en la tramitación (en la relación con los servicios electrónicos de la sede, en la relación con otros procedimientos,…).Tampoco son iguales todas las subvenciones ya que algunas no tienen concurrencia (como las nominativas) y por tanto no tienen que tener una fase de elaboración de bases y por lo tanto tampoco tienen que tener baremación.
Lo anterior es simplemente un ejemplo puesto que, como decía al principio, es totalmente imposible que un mismo flujo resuelva todas las problemáticas de gestión existentes. Por lo tanto, necesitaremos disponer de diferentes esquemas de tramitación por cada una de las familias procedimentales. Si vemos a una Administración pública (cualquiera) en global, podemos estar hablando de unas 20 tipologías diferentes de familias procedimentales.
Igualmente, tenemos que tener presentes que nuestro gestor de expedientes no será la única plataforma y por lo tanto tenemos que tener claro dónde imponer nuestro esquema de tramitación por familias y donde este esquema debe ser llevado a cabo por la correspondiente solución de gestión (ver al respecto mi entrada en el post http://www.consiliaria.es/soluciones-de-gestion-del-expediente-electronico/ de gestión).
En definitiva, no hay milagros pero sí pueden existir atajos en el camino a la simplificación.
