En el largo camino hacia la gestión del expediente electrónico surge siempre la gran pregunta: ¿se debe tener un único sistema de gestión de expedientes o pueden coexistir varias soluciones de gestión?
Desde mi experiencia personal, considero que es muy difícil que un único sistema contemple todas las casuísticas y además, existen ámbitos con una complejidad específica. Pensemos, por ejemplo, en los recursos humanos, los procedimientos tributarios o los expedientes vinculados al padrón de habitantes. Definir sus procedimientos con la misma solución nos complica la vida puesto que, en todos los anteriores casos, ya existe otra aplicación que controla el correspondiente ámbito de gestión. Por tanto, la respuesta es que sí. Se puede tener una estrategia con varios sistemas para la gestión del expediente electrónico.
El gran error es trasladar esta variedad de soluciones al resto de módulos. Ahí es donde deberán estar nuestras líneas rojas. Hay una serie de sistemas que deberán ser comunes y donde no deberemos dispersar nuestros esfuerzos:
- El catálogo de procedimientos. Deberemos tener un único módulo donde incorporar todos los procedimientos (independientemente de la solución que los gestione) considerando la información pública y los canales habilitados.
- El registro electrónico. El catálogo deberá enlazar con el registro electrónico favoreciendo la navegación del usuario.
- El registro de entrada y salida. Un único registro de entrada y salida (integrado con el registro electrónico) para toda la organización. En un mundo ideal, deberíamos integrar, también, este registro con las diferentes soluciones de gestión que tengamos en el Ayuntamiento.
- El gestor documental y, sobre todo, el cuadro de clasificación y las series documentales. Esto es irrenunciable. Al margen de que en una gestión tengamos una o varias soluciones o de que tengamos diferentes soluciones en los diferentes ámbitos, sólo deberemos tener un único repositorio documental y un único cuadro de clasificación. Esto implica establecer los correspondientes enlaces (vía web services) desde las diferentes soluciones existentes.
- La gestión de los Decretos y las resoluciones por órganos colegiados. Los diferentes sistemas o aplicaciones deberán tener la correspondiente integración o vínculo con el sistema unificado para la gestión de la fase resolutoria. Como mínimo, los documentos asociados a uno y otro sistema deberán quedar dentro de la misma serie documental y asociados al mismo expediente (por lo tanto, la integración con el gestor documental debe prevalecer siempre).
- La notificación electrónica. Al igual que en el caso del registro electrónico, la notificación electrónica deberá ser única, facilitando la vida a los ciudadanos. Los obligados y los otros.
Si tenemos duplicidades en cualquiera de las soluciones que deberían ser comunes, ya tenemos ahí un importante ámbito de mejora. Por decirlo en positivo…
